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摘要：工作流技术是计算机支持的协同工作(CSCW)研究领域新出现的一门学科它是实现企业业务过程建模，过程管理与集成，最终实现业务过程自动化的核心技术。基于自定义业务流程的工作流技术的研究对于企业的业务流程重组和协同工作技术的发展具有十分重要的意义。关键字：办公自动化系统， 工作流， Lotus Domino/Notes
The research of information management system based on work flow technology
Abstract
Workflow Technology is a new subject in Computer Support Cooperative Work (CSCW) field, it is the key technology that realizes enterprise’s business process modeling, manages, integrates, and finally realizes automation of the business process. The research of work flow technology based on customize process has very important meaning to the recompose of enterprise"s business process and the development of the CSCW technology.
Keywords：Office automation system (OAS), Workflow, Lotus domino/notes
一、工作流技术及信息管理系统概述
随着各种技术的产生和发展，办公自动化的内容不断更新，逐渐丰富。当计算机技术、通信技术、管理科学和行为科学融入办公自动化领域后，逐渐形成了办公自动化系统的概念。办公自动化系统是一种人机系统，指在办公事务中引入现代化的管理方法，科技手段和各种辅助工具，是部分办公活动物化于人以外的设备中，人和计算机组成的办公信息系统。
工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，它是针对日常工作中具有独立程序的活动而提出的一个概念。提出的目的是通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低工作成本、提高企业竞争力的目的。实际上，自从进入工业化时代以来有关过程的组织管理与流程的优化工作就一直在进行，它是企业管理的主要研究内容之一。只不过在没有引入计算机信息系统的支持以前，这些工作都是由人工来完成的。工作流技术一出现马上就得到广泛的重视和研究。
根据WFMC的定义，所谓工作流就是一类能够完全或者部分由计算机自动执行的业务过程，在此过程中，文档、信息或任务按照预定的规则传递，企业人员、应用软件互相之间协调工作，以实现企业业务流程所要达到的整体目标。在工作流定义的基础上，WFMC给出了关于工作流管理系统的定义，工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照预先定义好的工作逻辑完成工作流实例的执行。
IBM-Almaden研究中心给出的定义为：工作流是经营过程的一种计算机化的表示模型，定义了完成整个过程所需用的各种参数。这些参数包括对过程中每一步骤的定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立、每一步骤的执行者及每个活动所需的应用程序。
另外，Georgakopoulo和Peoplesoft等公司也给出了工作流的定义。
虽然不同的公司和研究机构给出了不同的工作流定义，但总体来说，只是表述方式略有不同。基本上可以认为，工作流是经营过程的计算机实现，而工作流管理系统则是这一实现的软件环境。
二、基于工作流技术的信息管理系统与传统信息管理系统的比较
工作流管理系统与企业传统信息系统相比有很多的优势,主要表现在:
2.1降低劳动强度,提高企业经营效率,以便集中精力处理核心业务企业在没有应用工作流管理系统之前,通常只是运行简单的基于数据库的管理信息系统"在那个时候员工必须在不同的窗口中查询,寻找自己所需的信息以及要完成的任务,复杂且耗时,而运行了工作流管理系统之后只需要查看自己电脑桌面上的任务表就能够对自己收到待完成的任务一目了然,简单!清晰!省时"对于高层的管理人员来说无疑更有效率,因为其需审查的工作文件类型复杂且多样,这样节省的时间就可以集中精力处理对企业的发展更为重要的核心事务"
2.2缩短运营周期,减少人为差错,从而提高劳动生产率传统的信息系统其实并没有全面实现机上作业,某种程度上只是加强了数据处理的能力,对于业务流程没有实现简化的功效"而工作流系统大多是通过邮件传递消息,用数据库存储信息(如Novel和FileNet合作开发的Ensemble系统),因此不需要人工传递文件与通知事务"待完成的工作信息会自动地进入下一个执行者"这样就很好地避免了由于公文或文件太多而被丢弃或延期处理的情况,从而减轻了工作强度,缩短了运营周期,显著提高了工作效率"
2.3新员工可以迅速适应系统,易学易会易用
传统的企业信息系统通常是基于数据库开发的一个独立系统,所以对于计算机操作不是很熟悉的新员工来说培训工作是在所难免的"而工作流管理系统大多通过类似邮件系统来对消息和文件等进行传递,所以只要会上网查收电子邮件,都可以很快适应系统投入工作,从而大大减少了培训人员的工作量和时间,这对企业用户和开发商都是很有利的"
2.4可以实现对文件!消息及任务的轻易追踪,从而易于发现流程瓶颈,为实现企业的BP(BusinessProcessReengineering)提供可能传统企业信息系统并没有完全实现业务流程自动化,并且各个子系统之间通常只是通过数据库相联系"而工作流管理系统实现了企业经营过程的流程化,使用它可以轻易追踪到公文传送到哪个环节以及在每个阶段的响应时间等,以便于领导决策层对业务流程进行分析"分析流程就可以发现,如为什么订单被延迟处理?哪个部门对业务的响应平均比其他的部门慢?为什么货物被发送到错误的地方等,从而可有的放矢地对流程进行优化"而传统的方式因为个人通常会太过于接近流程,或者有私己的利益和安排,以至于限制了流程的高效完成142"
2.5随时随地办公,实现事务处理/零响应0
工作流管理系统较传统的信息系统来说,由于其支持基于邮件的离线处理能力,可以通过WWW来实现任务协作(如ActionTechnologies公司的AtionWorksMetro系统),从而实现了所谓的移动办公和处理/零响应0"即使企业中的任何一位员工出差在外,只需要用随身带的笔记本电脑或PDA连上Internet就可以批阅公文文件,再通过电子签名技术保证其真实性和有效性,并及时传回公司的系统中,进入处理队列等待后续操作,从而不会因为一个环节的员工出差而影响整个业务的完成时间,也省去了以往的大量交接工作"
2.6灵活地更改任何流程而无需改变系统的其他部分 www.lunwenwang.com 论文网在线
传统的企业信息系统如果某一个环节不能适应新的发展要求,就必须由开发商派专人来修改应用程序代码,有可能要改变整个系统的结构"而基于工作流管理系统的解决方法其优势就是工作流程描述清晰,并分离于应用程序代码"这就意味着一个工作流管理系统可以被快速地应用于支持一个新型的企业业务或过程"并且当整个进程发生改变时工作流程也相对容易被修改162"
三、系统框架结构设计
在框架中，把一个OA系统分成系统结构和组成单元组织两部分进行设计，本章将详细介绍这两部分的设计过程。
3.1概述图3-1是该框架的简要组成图。框架的基础结构设计遵循了传统多层结构设计方式。其中，用户接口层(User Interface)完成用户视图的定义与控制，应用逻辑层(Business Logic)构建了主要的框架功能，并根据不同的功能采用了不同的技术实现，数据层(Data Access)完成了数据存储定义和操作规则定义，客户端与服务器端的交互模式采用了经典的MVC模式。
3.2用户接口层
用户接口层(User Interface)的核心任务是提供用户一个可操作的用户视图。该层的核心模块为图3-1中的组件View Controller (1)，该组件的主要功能是捕获用户的操作(action )，并负责与图3-1所示业务逻辑层(Business Logic)的Transaction Service进行交互，完成客户端与服务器端通信。其基本交互过程如图3-2所示。该组件在不同实现中应该采用灵活的设计方式，本文中称为 View Controller组件。Controller组件监控用户在视图上的所有有效操作，并为每个操作产生一个描述该操作对应执行功能的定义(action)，框架设计中处理为一个XML节点数据。当View Controller捕获到一类特殊事件( Request Submit事件)时整理所有有效的action，形成一个Transaction定义，框架设计中处理为一个XML数据，同时把该定义提交给服务方的Transaction Service。完成递交后View Controller监视服务器的响应(框架设计中处理为一个XML数据，一般包含了视图数据、格式和操作信息)，View Controller分析该响应数据，执行相应功能，并刷新用户视图。
在设计该层时，应用了典型的MVC设计模式。一个用户视图有三个基本元素:(1)视图数据，框架设计中设计为一个或几个XML数据，分别描述了视图的可见内容和控制内容。其中，可见内容是一个视图的“真实”数据，控制内容为当前视图具有的操作定义，如菜单和工具栏等;(2)视图格式，典型的是一个XSLT文档，定义了该视图的布局与格式;(3)视图控制器，即View Controller组件，主要负责以下任务，一是根据定义的视图数据和视图格式生成可见用户视图;二是监控用户操作，形成描述用户操作序列的XML形式操作数据;三是监控客户端的Submit事件，完成与服务器的通讯，处理服务器的响应数据，并刷新用户视图。
3.3业务逻辑层
业务逻辑层(Business Logic)完成了框架的核心功能，主要有两部分组成。第一部分是处理客户端请求的控制和响应。对应为图3-1中的Transaction Service和View Controller ( 2 )，即框架MVC结构中的C ( Controller)部分。Transaction Service通过分析由客户端产生的请求描述数据，依序调用对应的Agent或Service，完成具体的业务操作，并生成相应的响应。基本交互过程如图3-3所示。
Transaction Service组件接收到由View Controller组件提交的Transaction描述数据后，对该数据进行分析，完成每个action节点的处理。在处理每个action节点时，根据该节点的描述调用相应的服务，完成具体的业务处理;同时根据配置可以对有关操作或全部操作进行监控和记录;通过配置还可以调用全局服务。然后整理每个服务的输出，形成一个Response消息定义，并发送给View Controller C 2，由该组件整理Response消息，形成服务器端响应信息，并返回客户端。最终View Controller组件捕获该消息，完成一次Request/Response交互过程。Transaction Service组件在服务器端设计为自动执行，初次运行时初始化服务器端必须的运行时资源，当服务器端资源作改变后，该组件设计为能自动感知，并重新初始化有关资源，方便了在线维护和升级。第二部分是具体的业务逻辑处理功能。在设计该框架时，通过设计服务器端的Service(通过配置由Transaction Service组件主动调用的功能)和Agent(通过配置由Transaction Service组件通过消息触发或通过监控某类事件自动执行的功能)两种机制实现。具体设计时又区分为全局功能和独立功能进行不同技术处理。基本原则是通过提供定义描述，Transaction Service能自动调用服务，这样在具体实现时，两部分的代码实现相互分离，便于快速开发和简便维护。在服务端，设计了两类服务器端功能的部署和发现机制。独立功能作为服务器端的资源存在，即由Transaction Service自动维护;全局功能的维护由Retrieval Agent承担，其它组件需要全局功能时，把执行请求委托给Retrieval Agent处理，Retrieval Agent设计为自动运行，并能动态维护全局功能列表。通过这种机制，在开发、升级、维护过程中能灵活的配置、管理和扩展全局功能。
3.4数据处理层
该层的主要功能是完成数据的有效存储和读写。在设计时通过定义、分配角色信息，允许全部用户的action或部分用户的action直接进行数据存储。默认为凡是涉及数据读写的用户action，均需通过Verify Agent的校验，以提供较高的数据安全性。
在框架中，数据以一个“整体”—有机体出现。在设计数据存储时，应该根据使用的数据库服务器进行灵活设计。如使用传统的关系型数据库系统进行数据存储，则应该对“文”的数据进行分割存储。应另行设计进行拆和整的两类不同服务，这两类服务通过配置由Verify Agent调用。为了进一步提高数据的访问效率，同时应该设计相应的数据缓存机制，如“文”对象缓冲池和流程对象缓冲池，减少磁盘的I/O操作。通过这种处理手段，提供了一致的数据访问接口，便于后期开发和扩展。
四、结语
办公自动化系统在当前信息科学领域中飞速发展，它作为一个多学科综合应用的技术，办公自动化系统的研究愈来愈受到广泛重视。随着理论研究的不断深入和信息技术的不断发展，办公自动化系统将在社会的各个领域中获得更加广泛的应用。本文在阅读、参考、学习大量国内外相关理论和应用的基础上，提出了基于工作流和时序逻辑的信息系统框架设计方法。
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