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浅谈当前公文材料的组配艺术

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    一、公文材料的含义

    公文写作离不开材料,它是构成公文的基本要素之一。具体地讲,材料是指公文制作 者为了表现公文主旨,从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容包括情 况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基 础和依据。 材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料,才能提炼出什么样的主旨。主旨能否做 到正确、鲜明、集中,关键取决于材料的优劣。“巧妇难为无米之炊”,离开材料,就形不成公 文。此外,公文主旨的表达也要依据材料。在公文写作中,要用大量的事实、数字、论据等 来体现主旨,而这又必须以材料作为支柱。总之,材料是公文的写作之母。

    二、公文材料的组织方法

    在公文写作中,对于材料的组织需要经历搜集(占有)、鉴别、筛选和使用这样前后相联 的动态环节。每一环节所牵涉的内容很多,也比较复杂。从总体上讲,公文写作对于材料 的组织应当注意做到如下几点:

    (一)要根据主旨的需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短,制约它的因素不在于作 者掌握材料的数量的多寡,而在于是否切合主旨。有些公文,如命令(令)、决定、决议、公 告,等等,篇幅很短.用很少的材料即可表明基本精神;有些公文,如调查报告、总结等,三言 两语不足以说明观点,需要一定数量的材料加以证明。因此,摄入公文材料的数量,一定要 服从主旨的需要。否则,过多或过少都会影响主旨的表达。要特别注意避免不看需要,以 为“多多益善”,以至于公文越写越长,主旨却淹没在材料堆中。

    (二)要根据主旨表达的要求决定材料的详略。公文写作中所涉及的题材很多,但在使 用时又不能平分秋色,而必须做到重点突出,详略适当。决定材料详略的关键因素不是别 的,而是主旨表达的需要。以调查报告文种为例,如发文目的旨在介绍经验,即应以经验方 面的材料为主,详写;而其他内容诸如基本情况、存在问题及今后意见等材料则应略写,不 可喧宾夺主;如果旨在反映情况,即应以情况为主,情况详写,其他略写。

    (三)要根据主旨的要求决定材料的表现形式。材料表现形式要有利于公文作用的发 挥=法规体公文,其发挥作用的范围一般较广,因而其材料往往以概括形式表现出来,要选 用经过概括的材料;而报告体公文要汇报有关公务活动情况,因而就离不开具体的事实材 料。

    (四)要注意所用材料的系统性=公文中所使用的各种材料必须具有系统性,力戒杂乱无序。只有如此,才能全面、辩证地反映公务活动,不致犯主观片面的错误。所谓系统材 料,是指在公文中所运用的材料,既要有正面的,也要有反面的;既有现实的,也有历史的; 既有点上的,也有面上的,做到正反并举,前后相应,点面结合,从而构成一个纵横交织的立 体网络,形成材料系统。正反对举,它包括两种含义:一是正面材料指反映公务活动的成 绩、经验等的材料,反面材料是指反映公务活动的缺点、问题的材料。例如工作总结,既要 讲取得的成绩、经验,也要讲存在的问题;既要报喜,又要报忧,不能平均用墨。二是对同一 问题从不同方面提要求、作规定。其中“正”表明相同的材料,“反”表明相异的材料。用 一反”面材料说明、补充“正”面材料,以强调、深化主旨。在法规体公文中,这种正反对举的 写法最为突出,它具体表现为层次或段落之间的正反对比。如《关于党内政治生活的若干 准则》一文的第二大部分“坚持集体领导,反对个人专断”一节中,先用五个段落论述集体 领导的重要性和基本原则,继而又用两个段落交代“坚持集体领导,并不是降低和否定个人 的作用”,从反面加以论述。无疑,这样具有辩证意蕴的材料,对实际工作必然具有强大的 指导作用.

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