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尽管上级要求领导干部亲自动手写材料，尽管很多领导干部常常自己动手写材料，但因他们工作繁忙，办公室工作人员有时帮助起草文稿的现象仍然客观上存在，而且有些不是以领导名义而是以单位的名义写的材料，常常由工作人员来起草。我们提倡减少文山，但不等于废除也不可能废除文字工作，必须写的材料还得要写。怎样写出领导满意的、言简意赅的材料？本人从多年的实践中深深地体会到，全面领会和掌握领导的意图，是完成领导交办的文字材料的根本前提。否则，写非所需，不仅费力不讨好，而且因此对文字材料工作产生厌倦感，把写材料当作压力，产生很大的精神负担，遇到写材料就头昏脑胀，甚至产生逆反心理，埋怨领导，回避领导。
领导的意图好比作文的命题，掌握了领导意图，就等于抓住了纲，抓住了大方向。在理解题意的基础上作文，就不会跑题。只要字斟句酌地推敲，认真细致地修改，就能在现有水平上写出较好的文章来。即使文章质量不高，也只是枝节问题、局部问题或个别问题，领导也不会全盘否定。
办公室工作人员写材料应该领会领导意图:
从办公室的职责看，写材料需要符合领导意图。各级各类办公室都是领导集体的参谋部、后勤部、指挥部，是领导者亲自领导和直接指挥的以办具体事为主的办事机构，不是独立的职能部门。其工作人员是领导的参谋、助手或顾问，是为领导服务的，包括以写文字材料的形式为领导服务。因此，要“客随主人之意”。办公室及其工作人员在全局问题上没有决策权，只能在领导决策前做好参谋、咨询工作，领导决策后做好督促、检查、落实工作。这些工作，很多是以文字 材料的方式进行，这就需要写材料的同志与领导保持一致。
从民主集中制的原则看，写材料必须符合领导意图。领导者安排工作人员写材料，是代表组织给下级布置工作。领导与工作人员是上下级关系。办公室工作人员按照领导安排写材料，是代表个人接受上级任务。因此，必须按照民主集中制规定的下级服从上级、个人服从组织的要求，认认真真地写出符合领导意图的材料来。
从认识世界的必要看，写材料应该符合领导意图。除个别情况外，一般地说，领导者的整体素质和综合素质较工作人员强，而且有的领导就是在办公室工作岗位上提升起来的，特别是领导者所处的地位和所站的角度不同，他们高屋建瓴，对上级精神的理解和对全局情况了解的程度较深较广，有的即使文字表达能力不强，但其思维能力、语言表达能力、阅读能力较强，在许多方面可以说是老师，工作人员则是学生。因此，要虚心向领导学习，特别是要在写材料中学，在写材料中提高。
从抓落实的角度看，写材料也要符合领导的意图。按照领导意图写材料，就是把领导者初步的、抽象的、原则的思路、设想、轮廓变为具体的、可操作的、定型的东西，把领导者口头上的东西变成文字上的东西。可以说，写材料就是以文字的方式在工作，就是在用笔、纸或微机在解决问题，就是在抓落实。有些东西不写出来，一说而过，稍纵即逝，以后就无文字依据。同其他形式抓落实一样，以写材料的方式抓落实，也要符合领导的意图。
领会领导意图要坚持辩证统一的观点
第一，既不怕打击讽刺，又虚心接受批评。写材料要去掉顾虑,不能片面地认为这是吹牛皮、拍马屁、摇鹅毛扇、讨好卖乖、投其所好、阿臾逢迎、看领导眼色行事。要正确对待文字材料工作。这项工作永远不会废除，总是需要人来搞。写材料是古今中外各级各行业办公室工作人员的职责，这个任务光荣而艰巨。同时，要实事求是，不能哗众取宠；要尽量减少“文山”，没有实际意义的、可写可不写的文章坚决不写。要辩证地听取人们的批评，知错就改。
第二，既要注意尊重领导，又要敢于坚持真理。工作人员时时、事事、处处要谦逊谨慎，以诚待人。对待领导也应该如此。“金无足赤，人无完人”，领导说的话不可能句句是真理，有时也可能有口误或笔误的地方。这就要求工作人员不能放弃原则地盲目服从，不能不顾客观实际地胡编乱造，不能违心地去按错误的意图去写，不能把错误当真理来弘扬，不能把正确当作谬误来批判。否则，就要给领导抹黑，就象《皇帝的装》的故事一样，不但对领导没有好处，而且给人留下笑柄。要在尊重领导的前提下坚持真理。当自己的意见与领导的意见不同，并且两种意见都有一定道理的情况下，就按领导的意见办；领导的意见可改可不改的就不改；有点不妥的，就只改少数地方，不能改得面目全非；领导意见完全不符上级精神或客观实际，或词句不合乎逻辑、语法规定的，就在个别场合用请示或商量的口气跟领导解释；如果领导还不理解，仍坚持自己的错误观点，那就用相同、相近或相关的词句通融，或暂时放下来，待领导不繁忙、心情舒畅时，由表及里、由上此及彼、由浅入深地给领导讲解。总之，既不能盲目服从、违心服从，又不能好为人师，目中无人。
第三，既要抓紧时间，又要精益求精。一般来说，领导交办的文字材料是有时间要求的。因此，时间要求与材料质量就形成了一对矛盾。客观地说，时间短，就可能要写得粗糙些；精益求精，就可能要耽误时间。但是，只要认真负责，乐于吃苦，把写材料当作锻炼和提高的过程，二者是可以统一的。有些材料的时间性很强，要发扬钉子精神，挤时间起草、修改和校对；要打破8小时上班的界限，利用休息时间孜孜不倦地搞，不能怕麻烦、怕反复；要联系实际地运用马克思主义“否定之否定”的观点。字不能太潦草、太小、太挤，一般要写一行空一行，涂改多的要重抄。起草文件要严格按程序送领导审阅，有时还要送审两次或三次，直到领导表态可以定稿为止。其他材料、简报，只要涉及领导人的讲话的，也要送审，切忌自作主张。要发扬“忽恐勿勿说不尽，行人临发又开封”的精神，用自己尽了最大努力修改后的稿子送审，切忌拿马虎草率、漏洞百出的稿子交差。
要灵活机动地领会领导的意图
工作人员在领导身边工作，常常与领导直接打交道。因此，头脑要灵活，思想要活跃，时时要观察，事事要分析，处处要留心。要勤动脑，勤动笔，注意收集资料，尤其是领导的讲话和谈话的内容，哪怕是片言只语，哪怕是一个玩笑、一个手势，只要是对工作有积极作用的，都要留心积累下来。这样，在写材料时可以信手拈来，做到得心应手，左右逢源。
首先，要记住领导言谈的闪光点。一般地说，绝大多数领导者的接触面较广，阅历较深，领会上级精神较透，对问题的看法往往高出一筹，常常流露出一些闪光点。这些闪光点，就象写作时灵感一样，领导者的讲话很多，有书面讲话和口头讲话；有照本宣科的，也有即席的；有正式的，也有非正式的。如果象录音机一样从头至尾地记下来，那是不可能的，也是不现实的，也没有必要。工作人员要在尽量全面记录的基础上有重点、有目的地记，记住主要的东西。因此，要注意留心用笔记录，有时在车上和路上不便记录，就记在心里，然后再追记、补记。
1.记住插话的内容。下属单位或副职汇报工作时，主持会议的领导和主要领导有时插话。有补充性插话、强调性插话、概括性插话和建议性括话。插话的目的是为了详细了解某个问题，或解释、说明某个问题，或强调“这样好”、“这样不好”，“要这样做”、“不能这样做”。这些插话，记下来后最好打上着重号。在整理会议纪要或写会议信息及其他材料时，作为参考资料。这样的文章就会符合领导的意图。
2.记住放开讲的内容。领导人在大会上或时间性很强的场合讲话，有时按照已备好的稿子念，这样的讲话速度快，不可能全部记下来。由于有现成稿子，全部记下来也没有必要。但是，其放开讲的地方，多数是讲稿上没有的，往往也是很重要的、感兴趣的，只是因为篇幅问题或不能局书面表达而没能写进去。工作人员将它记下来后，在写材料时进行参考，那是不无益处的。
3.记住语气重的内容。播音员对于所处理的稿件，认为是重要的部分，就加重语气，放慢速度，使其与一般词句相比有明显的区别，从而引起听众的注意和重视。同样，领导人在口头发言时，语气重的，就是提请到会者注意的，就好比书面发言的着重号一样。因此，我们在记录时，要注意记住语气重的内容。
4.记住反复讲的内容。重复、反复是音乐学中一种表现手段。有时为了达到高潮，为了强调这段词曲，就把相同的歌词重复唱一遍。反复是修辞学的一种辞格，用同一的语句反复申说，以表现强烈的情思。领导讲话有时也有重复的地方，这是重点中的重点，我们应该领会重复的用意，利用重复讲述的时间抓紧记录下来。
5.记住拍板的内容。领导集体在研究讨论工作时，往往有一个主要领导在最后作综合性、定案性的发言。这个发言是对各种不同的意见进行科学、简炼、集中、系统的小结归纳，做出指导性、肯定性的结论。这是会议的结论或决定，是会议的精髓和结晶。我们要用最快的速度记下来。这对写会议纪要、简报、信息等都有很大作用。只要稍加整理，就是一篇很好的文字材料。
其次，要灵活运用有关词句。一是要照顾领导的语言特征。领导的语言特征、性格特征、文化水平和理论水平各有差异、各有特点。对待文化水平偏低的，本文由写作网推荐，写的材料则要深入浅出，通俗易懂，使之好认、好读；对快人快语的，则少用较长的复句，多用短句；对阅读能力差的，则尽量写短材料；对声音不洪亮的，则要多用康慨激昂、铿锵有力的词句；对新来乍到的外籍领导，则少用生僻的方言土语；对某项业务不很熟的领导，则不能过多、过细地写业务用语。
二是详写领导说不上来的话题。有的领导即席讲话，可能是回忆不起来，也可能是了解得不详细、不准确，还可能是对这个观点或词句似懂非懂，或完全不懂。在为领导写材料时，如果能够全面地把领导者说不上来的详细地写出来，就能起到注释、解答作用，使领导在今后的讲话中能够准确地运用。这种作法，领导者当然是很欢迎的。
三是活用领导的口头禅。每个人讲话都有自己的特点，都有自己语言圈子，常常出现口头禅。领导者常说的口头禅，如名人的警句、歇后语、方言土语、成语典故，都能生动形象的表达某个意思。我们为领导写材料时，在找不到合适的词句来描述时，就恰到好处地把领导的口头禅写进去。领导者看后，自然会产生亲切感。
四是展开领导讲的新观点。领导讲的新观点，有的是来自内部文件；有的来自报刊、电视、广播；有的来自基层干部群众；有的是他自己实践的总结。我们要善于积累，把他们现在讲的与过去讲的进行比较，对于一些新的提法、新的概括、新的思路进行思考，然后在文字材料中进行分解、深化和细化，并与实践结合起来进行论证。这样，不仅宣传了领导的主张，而且使文章富有新意。
五是收录领导言谈的重要内容。领导的一段讲话和平时零碎的谈话，不一定都是按文字材料的篇章结构顺序来讲的。为领导写材料也不一定是原始记录，不可能是“流水帐”。要做好材料的取舍、剪裁等处理工作。在初稿完成后，再仔细把记录本从头至尾翻一遍，把还没有写到文章中来的重要内容，按照各个标题各个层次的需要，对号入座地加进去，以充实初稿。领导看到这个材料后，认为自己的原话要点都分别在材料里面，就会满意。
六是要选择角度和重点。如果一个会议或期简报上有两个或两个以上的领导讲话或材料，那就要各有侧重。一般地说，党委主要领导侧重讲路线、方针、政策和重要性，行政主要领导则侧重讲具体要求、作法和措施；主要领导要侧重综合性地、原则地讲宏观的大问题，分管的副职则侧重讲微观的东西。总之，要各不相同，不能重复。
再次，要写领导准备安排和希望看到的材料。随着社会的发展，素材不断出现。办公室工作人员除了写好领导交办的文字材料之外，还要主动地、有重点地自选一些课题做文章。在众多的素材和题目前，应突出以下几个重点。!
其一，优先写领导交办的材料。包括口头交办和书面交办的，直接交办和间接交办的，定期交办和临时交办的。
其二，优先写交办后又过问的材料。实际工作中往往出现这样两种情况；有些领导在同一段时间内布置写几个文字 材料，工作人员有时在同一时期内接受几个领导交办的文字材料。应该说，都要不折不扣地完成。究竟先写哪一个？除了遵循先急后缓，先布置先写、后布置后写，先主要领导、再其他领导的原则外，还应该抓紧写领导布置后又过问了的材料。因为领导过问的，就有可能是要得急的，是更重要的。
其三，要优先写上级机关布置的材料。完成上级来文、来电或来人布置的文字材料。这是代表本级向上汇报工作、反映下情的一种形式。我们不能马马虎虎，要不折不扣地按质、按时完成。否则，就会损害本单位的声誉和形象，于领导、于自己都不好。
其四，按照领导在送审稿上签署的意见修改。领导肯定的要全部保留，有时还应加以充实完善，并再送领导审阅。领导否定的，要忍痛割爱地删除、修改或重写。
其五，要写领导正要看的材料。要有超前意识和预测性。比如开展一项活动，或要作出某个决定，我们应该在事前主动地、自觉地写出调查报告或决定的讨论稿，为领导决策打下基础。
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